Données clients
Séparer le client et les voyageurs dans une réservation
Le client répond à la question «avec qui l’agence traite-t-elle?». Le voyageur répond à la question «qui part et quels documents porte cette personne?». Une seule personne peut tenir les deux rôles, mais les rôles restent différents.
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Une fiche familiale unique mélange contact, paiement et documents
Quand le téléphone du payeur, le passeport du conjoint et la date de naissance d’un enfant vivent dans la même zone de notes, l’équipe ne peut ni rechercher correctement une personne ni réutiliser son dossier lors d’un prochain voyage.
La séparation ne multiplie pas les dossiers inutilement. Elle permet à une réservation de relier un client à un ou plusieurs voyageurs, chacun avec ses propres informations.
Quatre questions pour placer chaque information
- 01
Qui demande et confirme la vente?
Créez le client avec ses coordonnées, sa branche de rattachement et les notes commerciales utiles.
- Nom du contact
- Téléphone ou courriel
- Branche responsable
- 02
Qui voyage réellement?
Créez une fiche voyageur par personne qui part, y compris lorsque le client ne voyage pas lui-même.
- Identité
- Nationalité
- Date de naissance
- 03
Quels documents appartiennent à la personne?
Le numéro de passeport et son expiration appartiennent au voyageur. Ils ne doivent pas être stockés sur le client familial ou la réservation.
- Numéro du passeport
- Expiration
- Dossier visa lié
- 04
Quel groupe appartient à cette vente?
La réservation relie le client aux voyageurs participants, aux services, au prix et aux paiements.
- Client payeur
- Liste des participants
- Montants reliés
Exemple opérationnel
Ahmed paie pour un voyage familial
Ahmed réserve et paie. Il voyage avec son épouse et deux enfants. Le modèle doit représenter une relation commerciale et quatre personnes qui partent.
| Client | Ahmed, contact et payeur |
|---|---|
| Voyageur 1 | Ahmed, avec son propre passeport |
| Voyageurs 2 à 4 | Épouse, enfant 1 et enfant 2 |
| Réservation | Une vente qui relie le client aux quatre voyageurs |
Ahmed n’est pas dupliqué comme contact commercial. Son rôle de voyageur reçoit ses documents, tandis que la réservation conserve le groupe et que les paiements restent liés au client.
Avant de confirmer une réservation de groupe
- Identifier la personne de contact et le payeur
- Créer une fiche pour chaque personne qui voyage
- Vérifier qu’aucun passeport ne se trouve dans les notes du client
- Relier tous les participants à la même réservation
- Contrôler les homonymes avec les données du document
Confusions fréquentes
- Créer quatre clients pour une seule relation commerciale familiale
- Créer un seul voyageur portant quatre passeports
- Attacher un dossier visa au payeur alors qu’une autre personne voyage
Appliquez ces méthodes dans un espace de travail relié
Demandez un essai pour examiner vos réservations, voyageurs, branches et paiements dans le même parcours.